Factureaza.ro te informeaza: pe scurt, dar complet, tot ce trebuie sa stii despre e-Factura.
Distractia s-a terminat. De la 1 ianuarie 2024 orice factura emisa intre doi operatori economici trebuie transmisa de vanzator ca factura electronica (e-Factura) in SPV ANAF.
(Daca mai e cineva care nu stie, SPV inseamna Spatiu Privat Virtual si este un serviciu online pus la dispozitie de ANAF prin care persoanele fizice si juridice isi gestioneaza obligatiile fiscale.)
Cine transmite e-Factura? Toata lumea!
Indiferent daca esti SRL sau PFA, daca te-ai inregistrat in scopuri de TVA sau nu, pentru orice factura emisa catre o alta organizatie cu statut juridic, va trebui sa generezi si sa transmiti e-Factura.
Momentan, NU trebuie transmise e-Facturi catre clienti persoane fizice (exceptie: cele achitate cu vouchere de calatorie) si cele emise catre clienti externi.
e-Factura are doua componente: transmitere si primire
Acum, daca ai niste contabili simpatici care rezolva e-Factura pentru tine, e perfect, dormi linistit la noapte.
Insa, cum pentru majoritatea afacerilor facturarea este o sarcina administrativa rezolvata intern, e important sa-ti pui la punct procesele.
Asta inseamna nu doar ca trebuie sa transmiti e-Facturi in SPV-ul afacerii tale, ci si sa folosesti SPV-ul ca sa primesti e-Facturi de la furnizori.
Mai mult, din 1 iulie 2024 esti inclusiv responsabil de e-Facturile primite. Daca inregistrezi in contabilitate o factura de furnizor care, conform codului fiscal, trebuia trimisa la e-Factura, dar nu a fost: vei plati o amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii. Vom detalia si amenzile spre finalul articolului. Asta a fost doar un teaser.
Accesul in SPV se face pe baza de certificat digital inrolat la ANAF
Nu vei putea transmite si primi e-Facturi fara acces in SPV. Aici e mult mai probabil sa te ajute contabilitatea care acceseaza deja SPV-ul ca sa depuna variile declaratii fiscale.
Daca esti un PFA care tine contabilitatea in partida simpla si te ocupi chiar tu sa-ti depui declaratia unica (felicitari!), atunci va trebui sa cumperi un certificat digital.
Doar dupa ce vei inrola acest certificat digital la ANAF, o sa poti accesa SPV-ul dedicat PFA-ului tau. Acest SPV nu e acelasi lucru cu SPV-ul tau de persoana fizica, unde te identifici cu CNP si intri fara certificat digital.
Pentru mai multe detalii despre cum intri in SPV-ul afacerii tale cu certificat digital, urmeaza pasii din acest tutorial de pe factureaza.ro.
Care este termenul de trimitere e-Factura
Momentan, ai la dispozitie cinci zile lucratoare de la data emiterii facturii ca sa transmiti e-Factura in SPV. Acest termen este valabil pana la 30 iunie 2024. De la 1 iulie 2024, termenul va deveni 5 zile calendaristice.
Ce patesti daca nu transmiti e-Factura?
Vestea buna e ca, pana la 1 aprilie 2024, nu patesti nimic. Este o perioada de gratie in care sa te dumiresti cum sta treaba.
Apoi, se intampla asa:
Intre 1 aprilie 2024 si 30 iunie 2024, amenzi:
- intre 5.000 lei si 10.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mari
- intre 2.500 lei si 5.000 lei, pentru persoanele juridice incadrate in categoria contribuabililor mijlocii
- intre 1.000 lei si 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
Incepand cu 1 iulie 2024:
- amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii, pentru nerespectarea obligatiei de transmitere prin e-factura
- amenda egala cu 15% din valoarea totala a facturii, pentru inregistrarea unei facturi de furnizor fara respectarea obligatiei de transmitere prin e-factura
- pentru nerespectarea termenelor limita de transmitere: intre 5.000 lei si 10.000 lei pentru contribuabilii mari, intre 2.500 lei si 5.000 lei, pentru contribuabilii mijlocii si intre 1.000 lei si 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum si pentru persoanele fizice.
Ce inseamna sa transmiti e-Factura
In primul rand, factura online (aia pe care o trimiti pe mail in format PDF sau, doamne fereste, Word ori Excel) nu este o factura electronica, in contextul SPV ANAF.
e-Factura are un format specific, care se cheama XML UBL (Universal Business Logic) si care arata de neinteles pentru om fiindca e destinat “masinilor” (“the Matrix is everywhere”). In acest format trebuie e-Factura transmisa in SPV ANAF.
Ce face ANAF cu e-Facturile? Foloseste aplicatii software ca sa proceseze datele din facturi si sa detecteze evaziunea fiscala, mai ales fraudele pe TVA.
Ca sa generezi si sa transmiti e-Facturi in format XML UBL, ANAF pune la dispozitie un serviciul gratuit (vezi aici). In esenta, e ca si cum ai face factura din nou, dar mai greu.
Varianta mai simpla este sa generezi e-Facturile cu un software, fie ca e vorba de un program de conta sau de o aplicatie de facturare online. Dupa care te loghezi in SPV si le incarci.
Daca ai reusit sa incarci e-Factura corect (a fost validata de ANAF), vei primi, pe langa un index de incarcare, si indexul de descarcare. Cu acesta din urma, clientul tau va identifica e-Factura in propriul SPV. Valabil si invers: furnizorul iti va comunica indexul de descarcare, astfel incat sa gasesti e-Factura in SPV-ul tau.
Varianta cool este sa faci o automatizare. Nici macar nu-ti trebuie un programator. Iti faci un cont la noi si, cu certificatul digital in dinti, tu sau contabilul activati integrarea cu e-Factura. Odata activa, nu mai ai nicio treaba cu SPV-ul, decat odata la trei luni cand trebuie sa-ti actualizezi semnatura digitala.
Ce face integrarea automata e-Factura pe factureaza.ro
Face treaba buna. Adica, din cateva click-uri generezi si transmiti e-Facturi in SPV. In plus, poti activa optiunea prin care sa primesti in cont, tot automat, e-Facturile de la furnizori (atat in format XML UBL, cat si ca PDF, pentru vizualizare).
Ba, mai mult:
- Folosind filtrele si optiunile de cautare vei gasi usor orice document, fie emis de tine, fie primit de la furnizori
- Vei putea descarca liste de documente in varii formate: excel, json, PDF pentru imprimat, arhive zip, exporturi pentru contabilitate (SAGA, Winmentor, Ciel)
- Pentru fiecare factura transmisa la e-Factura vei sti daca validarea s-a efectuat cu succes sau trebuie sa retransmiti
- Vezi indexul de incarcare si cel de descarcare in istoricul detaliat al fiecarui document
- Poti programa transmiterea e-Facturilor in SPV
- Poti filtra facturile emise pe factureaza.ro dupa mai multe filtre utile: "fara eFactura", "trimisa fara erori", "trimisa cu erori", "acceptata la eFactura", "neacceptata cu erori", astfel incat sa poti corecta si retransmite e-Factura la timp
- Poti adauga atasamente la facturile de furnizor, ca de exemplu un PDF sau o imagine scanata.
Si uite asa, ai totul intr-un singur loc: transmiti si primesti e-Facturi automat, fara sa intri zilnic in SPV.
Iti propunem sa testezi. Fa-ti cont pe factureaza.ro, profita de primele trei luni gratuite si fara limitari, si activeaza integrarea cu e-Factura. Ca sa-ti fie mai usor, foloseste-te inclusiv de tutoriale.
Aveti si API?
Ce bine c-ai intrebat. Bineinteles ca avem. Daca lucrezi cu un developer, poti integra factureaza.ro cu orice ERP, CRM, program de conta sau platforma ecommerce.
Asta pe langa o serie de alte automatizari gata disponibile in cont: WooCommerce, PrestaShop, Salesforce.
In concluzie, speram ca toate aceste informatii ti-au fost de folos. Iti uram spor la e-Facturat! Si nu uita ca pe factureaza.ro primele trei luni sunt gratuite si fara nicio limita. Creeaza cont si testeaza aplicatia.
FOTO: Factureaza.ro
Advertorial
